Kodėl kompiuterių parko valdymas tapo galvos skausmu
Kaunas pastaraisiais metais virto tikru IT centru – čia kuria technologines inovacijas tiek stambūs tarptautiniai žaidėjai, tiek vietiniai startuoliai. Tačiau kartu su augimu atėjo ir problema, apie kurią retai kas kalba viešai: kas daryti su senstančiu kompiuterių parku? Kai biure dirba 50, 100 ar net 500 žmonių, o technologijos sensta greičiau nei batai, įrangos atnaujinimas tampa ne tik logistine, bet ir finansine bei etine problema.
Tradicinis požiūris paprastas – nusipirkti naują, seną išmesti arba palikti dulkėti sandėlyje. Bet realybė tokia, kad šis modelis nebeatitinka nei ekonominės logikos, nei aplinkosaugos reikalavimų, nei įmonių socialinės atsakomybės tikslų. Supirkimo programos, kurias siūlo specializuotos įmonės, tampa vis populiaresniu sprendimu, nors skeptikų vis dar netrūksta.
Kas iš tiesų vyksta su senais kompiuteriais
Dažnai IT vadybininkai susiduria su absurdiška situacija: sandėlyje kaupiasi dešimtys ar net šimtai senų kompiuterių, kurie vis dar veikia, bet nebeatitinka įmonės standartų. Juos išmesti tiesiog į konteinerį – negalima pagal įstatymus. Atiduoti labdarai – reikia laiko, dokumentacijos, o ir ne visada kas nori senos įrangos. Parduoti privatiems asmenims – rizikuoji duomenų saugumu ir reputacija.
Čia ir prasideda tikroji problema. Kompiuteriai užima vietą, jų vertė krenta kiekvieną mėnesį, o įmonė moka už sandėliavimą. Kai kurios Kauno įmonės prisipažįsta, kad pas jas gulėjo įranga, kuri fiziškai nusidėvėjo sandėlyje greičiau nei būtų nusidėvėjusi naudojama. Tai ne tik neefektyvu – tai tiesiog kvaila.
Supirkimo programos teoriškai turėtų išspręsti šią problemą. Įmonė ateina, įvertina jūsų įrangą ir pasiūlo kainą. Skamba paprasta, bet praktikoje viskas sudėtingiau. Pirma, kainos dažnai nuvilia – tai, kas jums kainavo 1000 eurų prieš trejus metus, dabar gali būti įvertinta 50-100 eurų. Antra, ne visos supirkimo įmonės vienodai patikimos duomenų saugumo klausimais. Trečia, kai kurios iš jų tiesiog perparduoda įrangą be jokio tinkamo apdorojimo.
Skaičiai, kurie verčia susimąstyti
Pabandykime paskaičiuoti realią situaciją vidutinės Kauno IT įmonės, turinčios 100 darbuotojų. Kompiuterių atnaujinimo ciklas – 3-4 metai. Vidutinė naujo kompiuterio kaina – 800-1200 eurų. Tai reiškia, kad kas 3-4 metus įmonė išleidžia 80,000-120,000 eurų naujam parkui.
Dabar įsivaizduokite, kad per supirkimo programą galite atgauti bent 10-15% pradinės vertės už senus kompiuterius. Tai 8,000-18,000 eurų. Ne milijonai, bet ir ne smulkmena. Tačiau čia slypi pirmoji problema – daugelis įmonių gauna gerokai mažiau, nes:
– Laukia per ilgai ir įranga dar labiau nuvertėja
– Netinkamai prižiūri įrangą eksploatacijos metu
– Neturi dokumentacijos apie įrangą
– Derasi su pirmu pasitaikiusiu supirkėju
Viena Kauno fintech įmonė pasidalijo savo patirtimi: pirmu kartu jie pardavė 80 kompiuterių už 3,200 eurų (40 eurų už vienetą). Po metų, geriau pasiruošę ir pasirinkę kitą partnerį, 70 panašios įrangos vienetų pardavė už 5,600 eurų (80 eurų už vienetą). Skirtumas – dvigubas. Ir tai tik dėl to, kad žinojo, ką daro.
Aplinkosauginė pusė, apie kurią visi kalba, bet niekas neskaičiuoja
Aplinkosauga tapo madingu žodžiu. Kiekviena įmonė nori būti „žalia”, „atsakinga”, „tvariai besivystanti”. Bet kai reikia konkrečių skaičių, staiga visi nutyla. Kiek iš tiesų CO2 sutaupoma perdirbant kompiuterius vietoj naujų gamybos? Kiek retųjų žemių metalų išsaugoma? Kiek elektroninių atliekų nepatenka į sąvartynus?
Pagal Europos aplinkos agentūros duomenis, naujo kompiuterio gamyba generuoja apie 200-300 kg CO2 ekvivalento. Tai reiškia, kad 100 kompiuterių parkas – tai 20-30 tonų CO2. Jei įranga naudojama ilgiau arba atiduodama antriniam naudojimui vietoj išmetimo, šis poveikis paskirstomas ilgesniam laikui arba perkeliamas kitiems naudotojams.
Tačiau čia slypi didžiulis greenwashing potencialas. Kai kurios supirkimo įmonės skelbia, kad „perdirbame ekologiškai”, bet iš tiesų tiesiog išveža įrangą į trečiąsias šalis, kur ji galiausiai baigia savo kelią netvarkingose sąvartynose. Kaune veikianti IT įmonė pasidalino, kaip jie atrado savo senus kompiuterius su įmonės lipdukais parduodamus Ukrainoje – nors supirkėjas garantavo „ekologišką perdirbimą Lietuvoje”.
Tikrasis aplinkosauginis efektas pasiekiamas tik tada, kai:
– Įranga tikrai naudojama toliau (perpardavimas, remontas)
– Jei naudoti nebegalima – komponentai išskiriami ir perdirbami sertifikuotose įmonėse
– Pavojingos medžiagos (baterijos, ekranai) tvarkomos pagal standartus
– Visas procesas dokumentuojamas ir gali būti patikrintas
Duomenų saugumas: kur baigiasi jūsų atsakomybė
Štai čia prasideda tikrasis košmaras IT saugumo specialistams. Galite turėti geriausią kibernetinio saugumo sistemą, bet jei senas kompiuteris su nesunaikintais duomenimis patenka į netinkamas rankas – viskas veltui. Ir ne, paprasto „delete” nepakanka. Net formatavimas ne visada padeda.
Profesionalios supirkimo įmonės turėtų siūlyti sertifikuotą duomenų naikinimą. Tai reiškia ne tik programinį ištrynimą, bet ir fizinį kietųjų diskų sunaikinimą, jei reikia. Turėtų būti išduodami sertifikatai, patvirtinantys, kad duomenys sunaikinti pagal GDPR reikalavimus. Bet realybė tokia, kad daugelis Kauno įmonių apie tai net negalvoja.
Vienas IT vadovas papasakojo istoriją, kuri skamba kaip siaubo filmas: jų įmonė pardavė senus kompiuterius supirkėjui, kuris garantavo duomenų naikinimą. Po pusmečio klientas pranešė, kad rado jų konfidencialią informaciją parduodamą darknet. Pasirodo, supirkėjas tiesiog ištrynė failus ir pardavė kompiuterius toliau. Duomenų atstatymas užtruko specialistams vos kelias valandas.
Praktiniai patarimai duomenų saugumui:
– Reikalaukite ISO 27001 ar panašių sertifikatų iš supirkėjo
– Gaukite rašytinį įsipareigojimą dėl duomenų naikinimo
– Jei įmanoma, patys išimkite ir sunaikinkite kietuosius diskus prieš atiduodant įrangą
– Dokumentuokite kiekvieno kompiuterio serijos numerį ir sekite, kas su juo vyksta
– Įtraukite duomenų saugumo reikalavimus į sutartį su supirkėju
Kaip iš tiesų optimizuoti procesą
Po kelių metų stebėjimų ir pokalbių su Kauno IT įmonėmis išryškėja keletas modelių, kurie veikia geriau nei kiti. Pirmas ir svarbiausias dalykas – planavimas. Įmonės, kurios atnaujina visą parką vienu metu kas 3-4 metus, susiduria su didžiausiomis problemomis. Geriau veikia nuoseklus atnaujinimas: kas ketvirtį ar pusmetį atnaujinama dalis įrangos.
Kodėl tai veikia geriau? Pirma, išvengiama didelių vienkartinių išlaidų. Antra, supirkimo kainos būna stabilesnės, nes nereikia skubiai atsikratyti didelių kiekių. Trečia, lengviau valdyti logistiką ir duomenų saugumą. Ketvirta, galima mokytis iš klaidų ir tobulinti procesą.
Viena sėkminga Kauno įmonė taiko tokią strategiją: jie turi trijų lygių įrangą. Nauja (0-2 metai) – kūrėjams ir dizaineriams. Vidutinė (2-4 metai) – administracijai ir pardavimams. Sena (4-5 metai) – testams ir nekritinėms funkcijoms. Kai įranga pasiekia 5 metus, ji parduodama per supirkimo programą. Tokiu būdu jie maksimaliai išnaudoja įrangos vertę ir visada turi stabilų srautą pardavimui.
Kitas svarbus aspektas – dokumentacija. Įmonės, kurios tvarko įrangos istoriją (kada pirkta, kokia konfigūracija, kokie remontai atlikti), gauna gerokai geresnes kainas. Supirkėjai moka daugiau už įrangą su aiškia istorija, nes gali ją patikimiau įvertinti ir parduoti toliau.
Alternatyvos, apie kurias niekas nekalba
Supirkimo programos – ne vienintelis sprendimas. Kai kurios Kauno įmonės eksperimentuoja su kitais modeliais, kurie kartais būna net efektyvesni. Pavyzdžiui, nuoma vietoj pirkimo. Kai kurios tarptautinės korporacijos išvis nevaldo savo kompiuterių parko – jie nuomoja įrangą iš specializuotų įmonių, kurios rūpinasi visu gyvavimo ciklu.
Šis modelis turi privalumų: fiksuotos mėnesinės išlaidos, nereikia rūpintis utilizavimu, visada nauja įranga. Bet yra ir minusų: ilgalaikėje perspektyvoje gali būti brangiau, mažesnė kontrolė, priklausomybė nuo tiekėjo. Vienai Kauno įmonei nuoma išėjo 30% brangiau per penkerius metus nei pirkimas su supirkimu, bet jie vis tiek liko prie nuomos dėl patogumo.
Kita alternatyva – tiesioginis perpardavimas darbuotojams. Kai kurios įmonės siūlo darbuotojams pirkti jų naudotus kompiuterius simboline kaina arba išsimokėtinai. Tai sprendžia kelias problemas vienu metu: įmonė atsikrato įrangos, darbuotojai gauna gerą pasiūlymą, duomenų saugumas lengviau valdomas (darbuotojas jau turėjo prieigą prie to kompiuterio). Bet čia reikia aiškių taisyklių, kad nebūtų favoritizmo ar nesusipratimų.
Trečia galimybė – partnerystė su labdaros organizacijomis ar mokyklomis. Kai kurios Kauno įmonės atiduoda seną įrangą švietimo įstaigoms. Tai gera PR, mokestinės lengvatos ir tikras socialinis poveikis. Bet reikia laiko, tinkamos įrangos (ne viskas tinka mokykloms) ir vėlgi – duomenų saugumo užtikrinimo.
Ką daryti dabar, kad nebūtų gėda vėliau
Jei skaitote šį straipsnį ir suprantate, kad jūsų įmonė daro viską neteisingai – nesijaudinkite, esate daugumoje. Bet geriau pradėti keisti dabar nei laukti, kol problema taps kritiška. Štai konkrečių žingsnių planas, kuris veikia realybėje, ne teorijoje.
Pirmas žingsnis – inventorizacija. Sužinokite, ką iš tiesų turite. Ne tik tai, kas naudojama dabar, bet ir kas guli sandėliuose, spintose, po stalais. Viena įmonė atrado 30 kompiuterių, apie kuriuos visi buvo pamiršę. Jie gulėjo sandėlyje trejus metus ir jų vertė nukrito praktiškai iki nulio.
Antras žingsnis – sukurkite aiškią politiką. Kiek metų naudojama įranga? Kas atsako už atnaujinimą? Kaip tvarkomi duomenys? Kas gali naudoti seną įrangą? Kas vyksta su įranga, kai darbuotojas palieka įmonę? Šie klausimai turi turėti aiškius atsakymus, užrašytus ir prieinamus visiems.
Trečias žingsnis – išbandykite kelis supirkėjus. Nepasitikėkite pirmu pasiūlymu. Gaukite bent tris pasiūlymus, palyginkite ne tik kainas, bet ir sąlygas, sertifikatus, atsiliepimus. Viena įmonė gavo pasiūlymus nuo 40 iki 95 eurų už tą patį kompiuterį – skirtumas milžiniškas.
Ketvirtas žingsnis – pradėkite matuoti. Kiek išleidžiate įrangai per metus? Kiek atgaunate per supirkimą? Kiek laiko užtrunka procesas? Kokia vidutinė įrangos naudojimo trukmė? Be skaičių negalite optimizuoti. Viena Kauno įmonė pradėjo matuoti ir per metus sumažino įrangos išlaidas 22% tiesiog geriau planuodama ir derėdamasi.
Penktas žingsnis – mokykite darbuotojus. IT vadybininkai, finansininkai, net eiliniai darbuotojai turi suprasti, kodėl tai svarbu. Kai žmonės supranta, kad tausojant įrangą įmonė sutaupo pinigų, kurie gali būti panaudoti algoms ar bonusams, jie pradeda elgtis atsakingiau.
Realybė tokia, kad kompiuterių parko optimizavimas nėra vienkartinis projektas – tai nuolatinis procesas. Įmonės, kurios tai supranta ir įdiegia sistemą, ilgainiui sutaupo dešimtis tūkstančių eurų ir išvengia galvos skausmų. Tos, kurios ignoruoja problemą, galiausiai susiduria su krizėmis – ar tai būtų duomenų nutekėjimas, ar netikėtos išlaidos, ar aplinkosauginės baudos.
Kauno IT sektorius auga, ir kartu auga atsakomybė. Įmonės, kurios dabar investuoja laiką ir pastangas į tinkamą įrangos valdymą, ateityje turės konkurencinį pranašumą. Ne tik finansinį, bet ir reputacinį – klientai ir darbuotojai vis labiau vertina įmones, kurios elgiasi atsakingai ne tik žodžiais, bet ir darbais.