Spausdintuvas – ne amžinas, bet gali tarnauti ilgiau nei manote
Dauguma biurų su spausdintuvais elgiasi kaip su baldais – kol veikia, niekas negalvoja, o kai sugenda, ieško kaltų. IT specialistai žino šį scenarijų mintinai: įrenginys pradeda streikuoti, vartotojai skundžiasi, o paaiškėja, kad paskutinis techninis aptarnavimas buvo… niekada. Taip ir gimsta nereikalingos išlaidos.
Tiesa tokia – spausdintuvo tarnavimo laiką galima realiai pailginti, bet tam reikia ne stebuklingų priemonių, o elementarios disciplinos. Ko, deja, daugelyje organizacijų chroniškai trūksta.
Reguliari priežiūra: tai ne rekomendacija, o būtinybė
Pirmiausia – dulkės. Spausdintuvai jas kaupia viduje kaip magnetai, ypač biuro aplinkoje. Popieriaus pluoštas, oro dulkės, kartais net maisto trupiniai (taip, žmonės valgo prie spausdintuvų) – visa tai kaupiasi ir gadina mechaniką. Reguliarus vidaus valymas suspaustu oru kas 3–6 mėnesius nėra prabanga, tai investicija.
Antra – ritinėliai. Popieriaus tiekimo ritinėliai susidėvi tyliai ir nepastebėmai, kol vieną dieną spausdintuvas pradeda „ryti” lapus arba spausdinti kreivai. Juos reikia tikrinti ir valyti izopropiliniu alkoholiu. Jei jau susidėvėję – keisti. Tai pigiau nei naujas įrenginys.
Trečia – dažų kasetės. Čia prasideda tikras biurų folkloras: pigios trečiųjų šalių kasetės, perkrautos kasetės, kasetės „dar šiek tiek veiks”. Kiekvienas iš šių sprendimų gali kainuoti brangiai – ne tik spausdinimo kokybe, bet ir galvutių bei būgno gedimais. Tai nereiškia, kad reikia pirkti tik originalias kasetes, bet reikia rinktis patikimus gamintojus ir vengti akivaizdžiai pigių pasiūlymų.
Programinė įranga ir tvarkyklės: ignoruojama detalė
IT specialistai dažnai sutelkia dėmesį į fizinę priežiūrą ir visiškai pamiršta programinę pusę. Pasenusios tvarkyklės gali sukelti ne tik spausdinimo klaidas, bet ir padidinti mechaninių dalių apkrovą dėl neteisingų spausdinimo komandų. Gamintojai išleidžia atnaujinimus ne šiaip sau – dažnai juose yra klaidų taisymai, kurie tiesiogiai veikia įrenginio darbą.
Taip pat verta peržiūrėti spausdinimo politiką organizacijoje. Jei visi spausdina viską be jokių apribojimų, spausdintuvas tiesiog greičiau nusidėvi. Dvipusis spausdinimas pagal nutylėjimą, juodai baltas režimas kaip standartas – tai ne tik taupo popierių ir dažus, bet ir mažina mechanikos apkrovą.
Aplinka: niekas apie tai nekalba, bet visi kenčia
Spausdintuvai nemėgsta karščio, drėgmės ir tiesioginių saulės spindulių. Biuruose jie dažnai stovi ten, kur patogiausia žmonėms, o ne ten, kur geriausia įrenginiui – prie lango, šalia radiatoriaus, sandėliuke be ventiliacijos. Tai tiesiogiai veikia plastiko, gumos ir elektronikos ilgaamžiškumą.
Popieriaus laikymas taip pat svarbus. Drėgnas popierius – tai užstrigę lapai, o dažni popieriaus strigtys – tai susidėvėję ritinėliai ir tiekimo mechanizmas. Popierius turi būti laikomas sausoje vietoje ir į dėklą dedamas tik tiek, kiek reikia.
Kai taupymas tampa brangiausiu sprendimu
Čia norisi būti atviriems: daugelis organizacijų spausdintuvo priežiūrą laiko nereikalingomis išlaidomis, kol neateina sąskaita už remontą arba naujo įrenginio pirkimą. Logika „veikia – nelieskime” yra suprantama, bet klaidinga. Spausdintuvas, kuris niekada nebuvo prižiūrimas, sugenda anksčiau laiko – tai ne nuomonė, tai statistika.
Reguliari priežiūra, tinkama aplinka, kokybiškos eksploatacinės medžiagos ir atnaujinta programinė įranga – tai ne sudėtinga sistema, o paprasti įpročiai. Biuro administratoriams verta sukurti priežiūros grafiką ir jo laikytis, o IT specialistams – nustoti laukti, kol kas nors suges, ir pradėti veikti proaktyviai. Spausdintuvas neprašys pagalbos – jis tiesiog vieną dieną nustos veikti. Ir tada visi stebėsis, kodėl taip atsitiko.